Criando Calendários no MS Project

Senhores e senhoras, continuando a série de postagens sobre o MS Project 2010.

Para realizar o correto agendamento das tarefas e cálculo das datas, o MS Project deverá ser informado sobre as horas de trabalho e sobre os dias úteis e não úteis. Isto é feito através de “Calendários de Projeto”.

Para visualizar os calendários disponíveis acesse a Guia Projeto > Alterar Período Trabalho (6º botão).

No calendário “padrão” do Project, o turno de trabalho se inicia às 09:00, possui 01 hora para almoço, e se encerra às 18:00. Os dias não úteis são Domingo e Sábado.
Como se pode perceber, este calendário “padrão” raramente irá corresponder à realidade do trabalho a ser desenvolvido. Geralmente precisarmos definir feriados, outros horários de trabalho, outros dias úteis, outros dias não úteis, etc.

Para configurar um NOVO calendário, considerando outros turnos de trabalho e outros dias não úteis, devemos clicar no botão “Criar novo calendário” à direita (Não é recomendado alterar o calendário padrão do Project).
Na tela “Criar novo calendário base” entre com o nome do novo Calendário e escolha se quer criar seu novo calendário tendo outro como modelo (o que facilitará seu trabalho). Clique OK para confirmar.

Definindo horários de trabalho e dias úteis

Em seu novo calendário criado, primeiramente, veremos como configurar os horários de trabalho e os dias úteis. Para isto acesse a guia “Semanas de Trabalho” e clique no botão Detalhes.

Na tela “Detalhes de”, selecione, ao lado esquerdo, o(s) dia(s) da semana que deseja configurar. Para selecionar mais de um dia, clique e arraste ou segure a tecla SHIFT enquanto clica.

Ao lado direito, você tem 3 opções que definem que tratamento se deve dar aos dias da semana selecionados e, mais abaixo, os horários de trabalho para aquele dia selecionado.

Por exemplo, clique em “Segunda-feira” e arraste até “Sexta-feira”. Veja que o Project, por padrão, definiu que o horário de trabalho é das 09:00 às 18:00.

Para alterarmos isto, escolha a 3ª opção “Definir dia(s) para os períodos de trabalho específicos”. Neste momento, a opção para alterar as horas de trabalho ficou habilitada.

Veja que, cada dia da semana pode ter seu horário de trabalho específico. Dessa forma, por exemplo, você pode definir, se desejar, que Sábado haverá trabalho das 08:00 às 12:00.

Digite os novos horários de trabalho e clique OK para confirmar.

Definindo dias de exceções e feriados

Agora voltamos à tela “Alterar período útil” e veremos como configurar feriados. No menu superior, escolha novamente seu calendário e clique na guia Exceções.

Nesta guia, logo abaixo da coluna Nome, escreva o nome de seu feriado ou exceção, por exemplo, “Independência do Brasil”. Em seguida clique em Detalhes.

Agora você irá escolher se esta exceção é uma folga completa ou uma alteração no período de trabalho como, por exemplo, um dia que os funcionários devem trabalhar somente pela manhã.

Você poderá informar também o “Padrão de recorrência” da exceção (diário, semanal, mensal, anual) e indicar quando a exceção deve terminar em “Intervalo de recorrência”.

Veja que opção “Exceções” de seu calendário não se refere somente a feriados. Com ela você pode configurar diversas exceções ao horário de trabalho normal.

Agora que você já sabe criar seu(s) calendário(s) você pode retornar à tela “Informações do Projeto” e definir seu calendário como sendo o calendário padrão do seu projeto. Acesse a guia Projeto > Informações do Projeto (2º botão).

Ao definir o calendário padrão do projeto, além de mudar a forma de ver a duração do projeto, você também altera o cronograma de atividades com nenhum calendário (que não tiveram calendário definido).

Você pode criar quantos calendários considerar necessários ao seu projeto. Por exemplo, um calendário para “trabalho somente segunda a sexta” e outro para “dias corridos”. Gostou da dica acima? Então clica nos botões de compartilhamento abaixo e me ajude a dica a subir no Google.

MS Project - Dicas para configuração e inserção de tarefas

Olá pessoal. Tô de volta.

Atualmente, estou há algum tempo (1 ano) trabalhando em um Escritório de Gerenciamento de Projetos e dando cursos de MS Project 2010 (se você se interessar, me manda um email hehe).

Resolvi deixar registrado aqui algumas dicas úteis. Compartilhe suas dicas nos comentários também.

Ressalto que estas dicas são, de certa forma, pessoais. Aprendidas com o calejar do dia a dia com o Project. Talvez outros autores (ou você) prefiram outras configurações.

Configurações básicas que uso para evitar problemas:


0) Crie um novo arquivo em branco do project, para fazer as configurações. Não coloque nenhuma tarefa nele. Você vai utilizá-lo, através do ctrl+C ctrl+V sempre que quiser criar novos projetos.
Seu Project-modelo.mpp deve se manter intacto.

1) Vá no menu Arquivo > Opções > Geral > Formato de data > 28/01/09
Muitas vezes, para resolver problemas, convém exibir o dia da semana e a hora também.
Segunda eu faço um post explicando como resolver problemas de dias quebrados em tarefas (4,5 dias por exemplo) que costumam fritar os neurônios.

2) Cronograma > Opções de calendário > Hora de início 08:00

3) Cronograma  > Mostrar unidades de atribuição como DECIMAL.
Em geral, na empresa que trabalho, define-se recursos como unidades (decimal) e não em porcentagem como é o padrão do project. Ou seja, é mais comum usarmos 2 engenheiros do que 200% engenheiros ou 50% do tempo do engenheiro.

4) Cronograma > Novas tarefas criadas > AGENDADA AUTOMATICAMENTE

5) Cronograma > Opções de agendamento > Mostrar avisos | Mostrar sugestões

6) Cronograma > Cálculo > Ativar.

7) Avançado > Opções de exibição > Mostrar tarefa de resumo do projeto

8) Avançado > Exibir > DESMARQUE "Adicionar automaticamente novos modos de exibição, tabelas, filtros ao grupo global".
Assim você não irá estragar/sobrescrever as tabelas e modos de exibição padrão do project.
Se quiser reutilizar, o melhor é compartilhar entre os 2 arquivos project que deseja apenas, e não alterar o organizador global.
Qualquer dia, faço um post sobre o "Organizador".



8) Crie seus calendários e não sobrescreva o calendário padrão do Project. Para criar seu calendário, vá em "Projeto" > Alterar período de trabalho.  ocê DEVE criar um calendário (ou vários) já que o calendário padrão do project não corresponde à realidade de sua empresa, muito provavelmente



9) Sugere-se deixar visível a coluna "Calendário da tarefa" ao lado da coluna duração devido à sua grande importância para o cronograma.
Evite ao máximo tarefas com calendário "Nenhum".

10) É imprescindível ir em Projeto > Informações do Projeto.

11) Ao preencher a duração, se usar a unidade "diasd" (dias decorridos) você terá problemas pois indica que os trabalhos ocorrerão 24 horas todos os dias e não 8 horas todos os dias.
Se quiser 8 horas todos os dias, ou outra quantidade de horas que não 24, o melhor é criar um calendário chamado dias corridos.

12) Evite usar unidades diferentes ao definir a duração. Use sempre "dias" para evitar confusão na sua cabeça. Lembre-se que você pode fazer picado: 0,25 dias, etc.

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Observações ao inserir tarefas

1) Prefira nomes curtos porém descritivos para as tarefas. Detalhamentos podem ser colocados na coluna Anotações.

2) Nunca preencher as colunas de DATA DE INÍCIO ou DATA DE TÉRMINO durante o planejamento.
Se fizer isto, será criada erroneamente uma data de restrição.
O correto para chegar à uma data é alterar as predecessões e durações. O project calcula as datas por conta própria.
Para criar uma data de restrição da forma correta dê dois cliques na tarefa e vá em avançado. Assim você poderá escolher o tipo da restrição.
Não coloque datas de restrição sem motivo.
(um dia faço um post sobre isso também hahaha)

3) Ao definir o calendário de uma atividade NÃO resumo, você estará realmente alterando o cronograma de trabalho (e consequentemente as datas)
Ao definir o calendário de tarefas RESUMO, você está apenas mudando a forma de ver a data, mas não tem nenhum efeito no cronograma de trabalho.
Ao definir o calendário padrão do projeto, além de mudar a forma de ver a duração do projeto, você também altera o cronograma de atividades com nenhum calendário.
(um dia faço um post sobre isso também)

4) Se o foco não é custo e sim prazo, prefira agrupar as tarefas resumo de forma cronológica e não através do assunto. Assim seu Gantt fica mais fácil de ser entendido.

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Borós comuns (que eu lembro):

1) Tarefa não fica crítica mesmo sendo predecessora de uma crítica.
Geralmente isto ocorre devido a tarefa A do tipo dias corridos ser predecessora de uma tarefa B dias úteis e a tarefa A acabar em uma sexta. Assim, claramente ela tem a folga do fim de semana mesmo a tarefa B não tendo folga.

2) Esquecer de colocar predecessora em uma tarefa.
Do mesmo modo, esquecer de informar uma sucessora para a tarefa.
Em geral, TODAS as tarefas tem predecessora e sucessora, exceto a(s) tarefa(s) iniciais e finais do projeto.

3) Após congelar a linha de base, infelizmente o project não bloqueia as colunas da Linha de Base. Cuidado para não alterar sem querer.

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