MS Project - Dicas para configuração e inserção de tarefas

Olá pessoal. Tô de volta.

Atualmente, estou há algum tempo (1 ano) trabalhando em um Escritório de Gerenciamento de Projetos e dando cursos de MS Project 2010 (se você se interessar, me manda um email hehe).

Resolvi deixar registrado aqui algumas dicas úteis. Compartilhe suas dicas nos comentários também.

Ressalto que estas dicas são, de certa forma, pessoais. Aprendidas com o calejar do dia a dia com o Project. Talvez outros autores (ou você) prefiram outras configurações.

Configurações básicas que uso para evitar problemas:


0) Crie um novo arquivo em branco do project, para fazer as configurações. Não coloque nenhuma tarefa nele. Você vai utilizá-lo, através do ctrl+C ctrl+V sempre que quiser criar novos projetos.
Seu Project-modelo.mpp deve se manter intacto.

1) Vá no menu Arquivo > Opções > Geral > Formato de data > 28/01/09
Muitas vezes, para resolver problemas, convém exibir o dia da semana e a hora também.
Segunda eu faço um post explicando como resolver problemas de dias quebrados em tarefas (4,5 dias por exemplo) que costumam fritar os neurônios.

2) Cronograma > Opções de calendário > Hora de início 08:00

3) Cronograma  > Mostrar unidades de atribuição como DECIMAL.
Em geral, na empresa que trabalho, define-se recursos como unidades (decimal) e não em porcentagem como é o padrão do project. Ou seja, é mais comum usarmos 2 engenheiros do que 200% engenheiros ou 50% do tempo do engenheiro.

4) Cronograma > Novas tarefas criadas > AGENDADA AUTOMATICAMENTE

5) Cronograma > Opções de agendamento > Mostrar avisos | Mostrar sugestões

6) Cronograma > Cálculo > Ativar.

7) Avançado > Opções de exibição > Mostrar tarefa de resumo do projeto

8) Avançado > Exibir > DESMARQUE "Adicionar automaticamente novos modos de exibição, tabelas, filtros ao grupo global".
Assim você não irá estragar/sobrescrever as tabelas e modos de exibição padrão do project.
Se quiser reutilizar, o melhor é compartilhar entre os 2 arquivos project que deseja apenas, e não alterar o organizador global.
Qualquer dia, faço um post sobre o "Organizador".



8) Crie seus calendários e não sobrescreva o calendário padrão do Project. Para criar seu calendário, vá em "Projeto" > Alterar período de trabalho.  ocê DEVE criar um calendário (ou vários) já que o calendário padrão do project não corresponde à realidade de sua empresa, muito provavelmente



9) Sugere-se deixar visível a coluna "Calendário da tarefa" ao lado da coluna duração devido à sua grande importância para o cronograma.
Evite ao máximo tarefas com calendário "Nenhum".

10) É imprescindível ir em Projeto > Informações do Projeto.

11) Ao preencher a duração, se usar a unidade "diasd" (dias decorridos) você terá problemas pois indica que os trabalhos ocorrerão 24 horas todos os dias e não 8 horas todos os dias.
Se quiser 8 horas todos os dias, ou outra quantidade de horas que não 24, o melhor é criar um calendário chamado dias corridos.

12) Evite usar unidades diferentes ao definir a duração. Use sempre "dias" para evitar confusão na sua cabeça. Lembre-se que você pode fazer picado: 0,25 dias, etc.

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Observações ao inserir tarefas

1) Prefira nomes curtos porém descritivos para as tarefas. Detalhamentos podem ser colocados na coluna Anotações.

2) Nunca preencher as colunas de DATA DE INÍCIO ou DATA DE TÉRMINO durante o planejamento.
Se fizer isto, será criada erroneamente uma data de restrição.
O correto para chegar à uma data é alterar as predecessões e durações. O project calcula as datas por conta própria.
Para criar uma data de restrição da forma correta dê dois cliques na tarefa e vá em avançado. Assim você poderá escolher o tipo da restrição.
Não coloque datas de restrição sem motivo.
(um dia faço um post sobre isso também hahaha)

3) Ao definir o calendário de uma atividade NÃO resumo, você estará realmente alterando o cronograma de trabalho (e consequentemente as datas)
Ao definir o calendário de tarefas RESUMO, você está apenas mudando a forma de ver a data, mas não tem nenhum efeito no cronograma de trabalho.
Ao definir o calendário padrão do projeto, além de mudar a forma de ver a duração do projeto, você também altera o cronograma de atividades com nenhum calendário.
(um dia faço um post sobre isso também)

4) Se o foco não é custo e sim prazo, prefira agrupar as tarefas resumo de forma cronológica e não através do assunto. Assim seu Gantt fica mais fácil de ser entendido.

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Borós comuns (que eu lembro):

1) Tarefa não fica crítica mesmo sendo predecessora de uma crítica.
Geralmente isto ocorre devido a tarefa A do tipo dias corridos ser predecessora de uma tarefa B dias úteis e a tarefa A acabar em uma sexta. Assim, claramente ela tem a folga do fim de semana mesmo a tarefa B não tendo folga.

2) Esquecer de colocar predecessora em uma tarefa.
Do mesmo modo, esquecer de informar uma sucessora para a tarefa.
Em geral, TODAS as tarefas tem predecessora e sucessora, exceto a(s) tarefa(s) iniciais e finais do projeto.

3) Após congelar a linha de base, infelizmente o project não bloqueia as colunas da Linha de Base. Cuidado para não alterar sem querer.

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